JAGGAER

JAGGAER是一个基于网络的网站, 管理从请求到付款的商品和服务采购的采购软件. 员工将通过单点登录(SSO)访问JAGGAER. JAGGAER有三个模块:eProcurement(货物)模块, 合同+(服务)模块和A/P(发票)模块. 员工将访问电子采购和合同+模块. 在JAGGAER中，大多数员工将拥有“购物者”角色. 处理财务任务的员工将拥有“购物者”和“请求者”角色.

使用采购订单为公司购买商品和/或服务的员工, 服务协议或p卡现在可以通过JAGGAER购物和购买商品和服务. JAGGAER将通过简化订单流程来改善从请求到购买的订单时间. 有关投标限制、投标豁免等采购政策. 将保持不变.

所有采购订单和服务协议将在JAGGAER中生成和管理.

对于电子采购，将有两种供应商类型:打孔供应商和非打孔(非目录)供应商. PunchOut供应商是谈判和折扣合同. 伊利诺伊大学，BSU, ISU和LCSC将使用相同的打孔供应商.  

在过去36个月内使用的供应商将在JAGGAER中作为非打孔(非目录)供应商提供.

审批队列结构:

• 每种文档类型(例如.g., 请购单, 合同, 发票)有专门的审批工作流程，以确保合规性和效率.
• 这些工作流旨在根据预定义的标准将文档路由到适当的审批者, 如预算金额和文件类型.

文件类型及审批路径:

• 请购单/ POs:
  • 路径: 采购员→部门申请员→OSP→采购/特殊→NSF
  • 标准:
    • OSP
      • > $10k on grant
      • NSF资助
    • 采购
      • Non-catalog Purchases > $10k
      • Catalog Purchases > $50k
      • 毯子订单
    • NSF
      • Specific Fund Types: 1S; 24; 1R; Grant (22); 10; 11
    • 专项审批的
      • EHS
      • 空白分发(没有电子邮件)
      • GL代码
      • 会计日期
      • FLEX地址
  • 发票:
    • 路径[对PO]: AP输入→购物者(订单所有者)→匹配例外→AP审查I和II→NSF
      • 标准: Prior department approval / Against PO; OSP and NSF same as above
    • 路径[付款请求]: 部门进入→OSP→AP审批→NSF
      • 标准:OSP和NSF同上
  • 合同:
    • 路径: 发起人→合同经理→部门预算官→采购→签字/执行

审批队列的可见性:

• 在电子采购文档中，动态工作流显示在“下一步是什么”下面?的部分. 可以选择当前工作流步骤，以查看触发当前停止的校级规则.
• 对于合同，可以从Approvals页面查看批准步骤.

审计:

• 系统自动跟踪和记录每个审批步骤, 提供可以在需要时进行审查的审计跟踪. 每个文档的“History”选项卡下都有完整的审计跟踪.

用户体验:

• 对于大多数用户和案例来说，这个过程是无缝的. 您提交一个文档，系统负责将其路由到必要的审批步骤.
• 在关键阶段提供通知和状态更新，以便您随时了解文档的进度.

分散:

• 各单位有权对其控制和指导的预算中现有的存款下达低于竞争性投标限额的货物采购订单，而无需竞争性投标. [APM 60.02 D]
• 然而,这 不 包括签署报价或合同的权力. 在申请提交之前，合同和采购服务部门应审查并签署要求低于阈值的报价.

员工必须使用JAGGAER在亚马逊购物. 您将创建一个购物车，并将其分配给部门的财务人员进行审批. 员工应该把他们的指数/基金放在购物车里. 在JAGGAER之外进行的亚马逊购买将被记入责任人的个人应收账款，并且没有资格报销.

部门应该利用JAGGAER进行大多数采购. 但是，如果当地的供应商不在JAGGAER，员工可以使用他们的p卡购物. 9月开始. 2022年3月30日，新的供应商将通过PaymentWorks加入JAGGAER.

请参阅APM 60.43.

明尼苏达大学, BSU, ISU和LCSC也在使用同样的方法, 共同协商合同, 使所有机构的储蓄最大化.

电子邮件合同和采购服务 jaggaer@azarnewsonline.com.