45.05 -赞助项目预算的早期设置和提前资助

A. 目的

A-1. 早期的设置. 主要研究人员(pi)经常被告知赞助商已经或打算向大学提供奖励, 但大学要么没有收到奖励文件，要么已经收到但尚未完全执行(见C-2)与赞助项目有关的协议. 在这种情况下, PI(或单位/学院)可以要求赞助项目办公室(OSP)提前设置拨款代码(“早期设置”)。, 从而允许PI在项目上开始工作和支出，并在以后的日期减少或消除成本转移的需要.

A-2. 推进资金. 对于现有项目, 保荐人可能会被告知保荐人打算发布修订以增加时间, 资金, 或两个, 但修正案尚未收到和(或)尚未完全执行(见C-2). 单位/学院可以要求OSP在收到修订之前允许超出当前分配或赞助项目帐户结束日期的支出(“预付款”)。. 这减少或消除了以后成本转移的需要，并允许PI继续在项目上工作而不中断.

B. 范围. 此政策适用于所有赞助项目. 然而, 就本政策而言, 合同和其他类型的非协助协议不符合早期设置的条件, 除非大学的授权官员或该官员的指定人员给予例外情况.

C. 定义

C-1. 裁决文件或裁决通知: 外部赞助者所使用的各种资助工具中的任何一种，以表明赞助者承诺为提案提供资金. 这些可能采取以下形式:

a) 补助金通知或分补助金，该通知或分补助金可能需要或不需要由大学签署;

b) 一份合同, 分包合同或协议(包括合作协议), 须由大学及保证人签署;

c) an award letter or email, which may or may not include a check payment in advance; or

d) 联邦非援助合同或分包合同.

C-2. 已完全执行的裁决书或修正案: 一份由大学和担保人双方授权签署的协议或修正案. 对于赞助商, the authorized signatory is typically the granting or contracting officer; for the University, 授权签署人是赞助项目办公室主任或其指定人员.

D. 政策 

D-1. 早期的设置. 早期设置一般不超过90天，从申请之日起，预计第一年的资金金额的25%.

a) 如果条款和条件表明开始日期是最后一次签名的日期，则早期设置的奖励不得用于奖励.

b) 联邦政府直接拨款和合作协议, 研究与经济发展副总裁(VPRED)或其指定人员可在申请之日起90天内提供资金担保，并提供首次增量的25%，除非获得额外时间或金额的明确许可.

c) 对于非直接联邦资助(流动)赠款或合作协议(并由OSP主任或指定人员酌情决定), 单位/学院必须在早期设置时提供资金保证. 

d) 适用于所有非联邦/联邦流动资助项目奖励, 包括行业赞助合同, OSP将进行风险评估，以确定是否允许提前安装. 在OSP批准后，单位/学院必须为早期建立提供资金保证.

e) 在这些参数之外出现的情况将由OSP主任进行评估，并根据具体情况作出决定, 或被任命者.

f) 如果项目受制于任何额外的合规义务, 包括但不限于受监督的 IACUC (见 APM 45.01), IBC (见 APM 35.11, APM 45.20, 45.23), IRB (FSH 5200)，或辐射安全委员会(FSH 1640.71)，或因财政利益冲突政策(FSH 5600 和 5650), 在项目工作开始和早期设置建立之前，所有适用的需求必须通过适当的权威机构完成和批准.

D-2. 推进资金. 从申请日或项目结束日起，预付资金的授权期限一般不超过90天，且不超过预期额外资金金额的25%. 用于联邦政府直接资助的拨款项目, 负责研究和经济发展的副总统将提供预付款担保, 只要单位/学院提供认证，确认PI符合E-2节规定的所有可交付成果和协议.

开始预先核准经费，见下文E-2.

a) 通过提交一份预付款申请, 该单位/学院要求OSP允许超出当前分配或联邦或州奖励(但不包括合同)拨款账户的支出。, 只有当该机构以书面形式向大学表示它打算就拟议的增加时间发布修正案时，才可以, 资金, 或两个. 如果没有收到继续进行项目的修改, 所有费用将转移到单位/学院担保来源，项目账户将关闭.

b) 在本政策所列参数之外出现的情况将由OSP主任或指定人员根据具体情况进行评估和确定.

c) 如果项目受制于任何额外的合规义务, 如受监督者 IACUC (见 APM 45.01), IBC (见 APM 35.11, APM 45.20, 45.23), IRB (FSH 5200)、辐射安全委员会(FSH 1640.71)，或因财政利益冲突政策(FSH 5600 和 5650), 而引发提前拨款请求的修正案要么延长, 改变, 或者创建新的可应用的遵从性义务, 在承担与这些义务有关的任何工作之前，必须满足所有此类研究合规要求.

d) 如果单位和OSP不批准预付资金, 项目负责人必须停止所有与项目相关的工作和支出，直到收到并执行修改.

E. 过程.

E-1. 提前设置请求. PI(或单位/学院)必须向OSP提交一份早期设置申请表以供审查和批准. 此表格可于电子研究管理系统(ERA)内索龋.

E-2. 预付款申请. 由教务长向OSP提供书面的预付款批准，确认以下内容, 迪安, 或研究所所长, 或同等, 或经批准的指定人员, 亏空的:在赤字支出之前或在延续项目结束日期之后的:

a) 项目符合所有项目可交付成果，包括技术报告;

b) All project compliance protocols, if any, are up to date; 和

c) 单位/学院明白他们将负责产生的费用, 是否应不接受及/或不批准修订.

样本单位/学院认证和批准文本, 以及关于预付资金的更多细节(以及它与早期设置的不同之处)，请访问OSP网站的赞助项目合规部分.

E-3. 90天内未收到裁决或修改. 除非在情有可原的情况下，并得到OSP主任或指定人员的批准, 如果是官方的裁决文件, 裁决通知, 或者在提前设立或者提前批准资金后90天内未收到修改意见的, 所有费用必须由单位/学院转移到先前确定的担保来源.

F. 信息. 任何关于赞助项目的早期设置或现有项目的预付款的问题，请致电208-885-6651或通过电子邮件发送至赞助项目办公室 OSP Post Award团队.

版本历史

2023年7月修订. 根据程序变化和新系统的实施以及联邦法规要求进行更新.

2018年12月修订. 更新以澄清早期设置和预付资金政策，并将基本请求金额增加到25%，以更符合我们同行机构在该领域的政策.

2018年5月修订. 经修订，允许赞助项目主任酌情决定为超过通常90天或10美元的拨款或合同建立早期预算,支出1000万美元.

2005年8月通过.